Elke ondernemer heeft wel eens te maken met een klant die een factuur niet, of niet op tijd betaalt. In de meeste gevallen is dit probleem makkelijk op te lossen door de klant een herinnering (of twee) te sturen. Daarna betaalt deze de factuur alsnog. Maar wat doe je als jouw factuur niet is betaald en kan je dat ook voorkomen? In deze blog geven we jou zeven tips voor een beter debiteurenbeheer. 

Tip 1: Weet met wie je zaken doet

Het lijkt misschien vreemd en niet rendabel om naar iedere nieuwe klant onderzoek te doen. Maar toch kan het helemaal geen kwaad om even research te doen. Zo zou je kunnen beginnen met het Googelen van de persoon of het bedrijf. Misschien komen er wel opmerkelijke dingen naar voren. Daarnaast zijn er bij externe instanties inlichtingen in te winnen zoals bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Daar kan je betaling het uittreksel van een bedrijf downloaden.

Het is ook van belang om te weten met wie je te maken hebt. Zo krijgen de offertes, overeenkomsten, facturen en dergelijke een goede tenaamstelling. Stel je eens voor dat je een overeenkomst sluit met een bedrijf die achteraf niet blijkt te bestaan. De gevolgen kunnen dan niet te overzien zijn. Dit kun je voorkomen door een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel op te vragen, hetgeen maar € 2,30 kost. In dit uittreksel kun je controleren of de persoon met wie je te maken hebt  eigenaar is van het bedrijf. Ook kan je zien of iemand bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen en er dus een rechtsgeldige overeenkomst ontstaat.

In de praktijk gebruikt men wel eens verkeerde adressen of tenaamstellingen. Ontkent jouw klant een overeenkomst met jou te zijn aangegaan? Dan kan het nog wel eens moeilijk worden om dit te bewijzen. Zorg dus dat je weet aan wie je levert, dit kan je veel problemen in de toekomst besparen!

Tip 2: Maak een duidelijke offerte en hanteer hierbij goede algemene voorwaarden

Een goed debiteurenbeheer begint al bij het sluiten van een overeenkomst. Daarbij is het voor iedereen duidelijk wat, en onder welke voorwaarden, er is afgesproken. Verplaats je dan ook in jouw klant bij het opstellen van een offerte: begrijpt jouw klant ook wat je aanbiedt? Houd daarbij rekening dat jou klant (vaak) een leek is.

Het is vervelend om bij elke nieuwe opdracht over de betalingsvoorwaarden te beginnen. Om dit te voorkomen is het aan te raden om algemene voorwaarden te hanteren. Wanneer je eenmaal goede algemene voorwaarden hebt op laten stellen en je weet hoe je deze hanteert, dan kan je bij elke nieuwe opdracht verwijzen naar deze voorwaarden. In de algemene voorwaarden zijn zaken geregeld als: aansprakelijkheden, kwaliteit, betalingscondities, eigendomsvoorbehoud, garantie en afwikkeling van geschillen. In principe zou over deze onderwerpen dan geen discussie meer mogen zijn. Je dient er dan uiteraard wel voor te zorgen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Hoe je jouw algemene voorwaarden van toepassing verklaart lees je hier.

Tip 3: Maak duidelijke facturen en wacht niet met het versturen daarvan

Wat is één van de redenen dat een factuur niet binnen de betaaltermijn is betaald? Dat is onder meer als de factuur niet klopt of niet aan de eisen van de opdrachtgever voldoet. Denk hierbij aan het niet vermelden van (wettelijk) vereiste informatie (BTW- of KvK-nummer). Net zoals het niet vermelden van het rekeningnummer waarop de betaling moet zijn gedaan. Maar ook onjuiste tarieven, onjuiste hoeveelheden of onjuiste kortingspercentages. Besteed daarom ook voldoende zorg aan het opstellen van een correcte factuur. En controleer deze aan de hand van de bestelling of een eventueel uitgebrachte offerte. Een nette en correcte factuur leidt tot snelle(re) betaling.

Stel het factureren nooit uit. Stipte en regelmatige facturering zorgt ook voor een professionelere uitstraling van jouw bedrijf. Het zorgt er simpelweg voor dat je sneller jouw geld ontvangt. Het is daarbij raadzaam om facturen digitaal te versturen en in ieder geval de optie ‘verzendbevestiging’ aan te vinken. Een per e-mail verstuurde factuur komt sneller aan bij de klant. Door jouw facturen per e-mail te versturen komt daarbij vast te staan dat jouw klant de factuur heeft ontvangen. Dit voorkomt discussie met een kwaadwillende klant.

Tip 4: Houd goed inzicht in jouw openstaande facturen

Heb je jouw eigen administratie niet op orde? Dan merk je het niet snel op wanneer jouw klant een factuur niet betaald. Zorg er dan ook voor dat je de betaalstatus van jouw verkoopfacturen altijd goed op orde hebt. Kan je in één oogopslag de status van alle facturen raadplegen? Dan kan je ook eerder en beter actie ondernemen als dat nodig is.

Tip 5: Ga zorgvuldig om met jouw debiteuren

We zien het helaas nog vaak voorbij komen. Bedrijven die na het verstrijken van een enkele betaaltermijn een agressieve brief sturen. Voor veel bedrijven en incassobureaus is dit een vaste handelswijze. Het is dan ook logisch dat de Consumentenbond voor particulieren een meldpunt begonnen is. Wijs je jouw debiteur voor de eerste keer op een onbetaalde factuur? Blijf dan beleefd en netjes. Jouw klant kan het natuurlijk ook gewoon vergeten zijn om jouw factuur te betalen. Dat overkomt de besten. Stuur je direct een dreigende brief, dan kan dit een goede klantrelatie verstoren.

De reguliere gang van zaken is dat je één of twee herinneringen stuurt en deze laat volgen door een aanmaning. Wordt er dan nog niet betaald? Dan wordt het incasseren van de onbetaalde factuur vaak uit handen gegeven. Het is echter wel belangrijk dat je dicht bij jezelf blijft in de berichten naar jouw debiteur. Natuurlijk moet een debiteur jouw factuur gewoon tijdig betalen; je hebt immers jouw dienst of product al geleverd. Na een aantal betalingsherinneringen mag je dan ook best wat strenger worden.

Ook jouw woordkeuze is belangrijk. Stuur je bijvoorbeeld een ‘eerste herinnering’? Dan zou de klant er vanuit kunnen gaan dat je kosteloos nog een tweede herinnering zal versturen. Jouw klant kan dit zien als een nieuwe uitstel van betaling. Hij zal dan ook vaak niet eerder actie ondernemen dan wanneer hij deze tweede herinnering heeft ontvangen. Laat dus in het midden of je in een later stadium eventueel nog een herinnering gaat sturen.

Tip 6: Stuur niet alleen brieven

Krijgt jouw debiteur alleen maar brieven over de openstaande factuur toegestuurd? Dan kan hij deze redelijk eenvoudig op een stapel gooien. Naast brieven zijn er echter voldoende andere methoden om in contact te komen met jouw debiteur. Zo adviseren we jou om een herinnering in ieder geval ook per e-mail te versturen. Vergeet daarbij niet om de optie verzendbevestiging aan te vinken. Daarnaast zou je jouw debiteur kunnen opbellen of bezoeken. Mogelijk heeft jouw klant een goede reden om (nog) niet te betalen. In een persoonlijk gesprek krijg je meer informatie en zou je ook betalingsafspraken kunnen maken. Zorg er dan overigens wel voor, dat je deze afspraken ook per e-mail bevestigt.

Tip 7: Is de factuur nog niet betaald? Tijd voor een strengere aanpak!

Helpt ook een vriendelijke toon niet, dan is het tijd voor een strengere aanpak. Dit betekent een aanmaning met een andere toon en inhoud. Je kunt dan een laatste aanmaning sturen waarin je het volgende meedeelt. Er zullen rente en incassokosten in rekening worden gebracht als er niet snel wordt betaald. Een dergelijke brief moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Wij hebben daarom een voorbeeldbrief voor je opgesteld die je kunt gebruiken.

Wanneer jouw klant ook na deze laatste aanmaning niet tot betaling van de openstaande rekening overgaat, dan kan je het incasseren van jouw vordering uit handen geven aan BAAK Juristen. Vaak betaalt een debiteur al na een eerste sommatiebrief van BAAK Juristen. Een brief van BAAK Juristen legt meer gewicht in de schaal. Het geeft vaak net dat extra zetje om jouw klant tot betaling over te laten gaan. Betaalt jouw debiteur ook na een aantal brieven en telefoontjes van BAAK Juristen niet? Dan kan er een gerechtelijke incassoprocedure worden opgestart. Deze procedure kunnen wij van A tot Z voor je uitvoeren.

Hulp nodig bij het controleren of opstellen van jouw juridische documenten?

Het inschakelen van juridische hulp kan duur uitpakken. En het zelf regelen van de juridische zaken binnen jouw bedrijf kan veel tijd in beslag nemen. Tijd die je liever besteedt aan ondernemen. Met het JuridischZeker abonnement van BAAK Juristen zijn jouw juridische zaken goed geregeld voor een vaste lage prijs. Een vaste lage prijs van € 50,00 (excl. 21% btw) per maand. Zodat je weer kunt doen waar je goed in bent: ondernemen.

Heb je al juridische documenten opgesteld, maar weet je niet of deze aan de juridische vereisten voldoen? Binnen het JuridischZeker abonnement kun je deze gratis laten screenen. Moeten er nog juridische documenten opgesteld worden? Dan heb je binnen het JuridischZeker abonnement recht op 10% korting. Bekijk hier wat het JuridischZeker abonnement inhoudt.

Meer informatie over ons en onze werkwijze vind je hier.