Privacy – AVG

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om personen te identificeren, ongeacht of uzelf in staat bent om een persoon te identificeren met die gegevens.

Een aantal bekende voorbeelden:

• Naam;
• Geboortedatum;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Minder bekende voorbeelden zijn:

• Het kenteken van een voertuig;
• Een IP-adres;
• Het IMEI nummer van een telefoon.

We kunnen dus al gauw concluderen dat vrijwel iedere onderneming beschikt over persoonsgegevens.

Wat is verwerken?

Dan rest nog de vraag of uw bedrijf persoonsgegevens verwerkt. Het begrip verwerken is heel ruim. De AVG verstaat daaronder alle handelingen die u verricht met persoonsgegevens. U kunt daarbij onder andere denken aan:

• Opslaan;
• Verzamelen;
• Ordenen;
• Bijwerken;
• Vernietigen, etc.

Beschikt uw bedrijf over persoonsgegevens, dan worden deze gegevens per definitie ook verwerkt. En het gaat dan niet alleen om data van klanten, maar ook om die van medewerkers, opdrachtgevers en partners.

Conclusie

Vanaf 25 mei 2018 dient uw bedrijf te voldoen aan de verplichtingen uit de AVG. De AVG is al in mei 2016 in werking getreden en is in mei 2018 daadwerkelijk van kracht geworden. Bedrijven zouden dus voldoende tijd gehad moeten hebben om hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming te brengen. De praktijk wijst uit dat dit bij het overgrote deel van de bedrijven nog niet het geval is. Veel bedrijven weten nog niet eens van het bestaan van de AVG af.

Hoe kan ik voldoen aan de verplichtingen uit de AVG?

U moet actief aantonen dat uw bedrijf zich aan de nieuwe privacywet houdt. Een paar voorbeelden waar u aan moet voldoen:

• U mag persoonsgegevens alleen maar gebruiken voor het doel waar de informatie oorspronkelijk voor is verzameld;
• U moet exact weten welke bestanden met persoonsgegevens uw bedrijf beheert en in bezit heeft;
• U moet vastleggen hoe uw bedrijf bij de verwerking van persoonsgegevens de beveiliging van deze gegevens waarborgt;
• U moet weten welke rechten de personen hebben van wie uw bedrijf gegevens in bezit heeft en u moet hier op de juiste wijze op reageren zodra een persoon zijn of haar rechten uitoefent.

U kunt laten zien dat uw bedrijf aan de AVG voldoet door onder andere:

• alle gegevens die u verwerkt nauwkeurig te documenteren in een verwerkingsregister. Hierin legt u vast welke gegevens je verzamelt, met welk doel, en voor hoelang;
• de personen waar u persoonsgegevens van verwerkt te informeren over hoe u met hun persoonsgegevens omgaat en welke rechten zij hebben. Dit dient u te doen door een privacy statement op te stellen;
• na te gaan of uw leveranciers, boekhouder, accountant, hostingpartij, etc. wel aan de nieuwe privacywet voldoen. Afspraken over het verwerken van ‘uw’ gegevens en zaken als geheimhouding moeten zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst;
• passende technische maatregelen te treffen. Kijk dus kritisch naar hoe uw bedrijf persoonsgegevens (digitaal) beveiligt en laat u informeren door een ICT specialist;
• passende organisatorische maatregelen. Stel beleid op over hoe uw bedrijf omgaat met de privacy van personen.

AVG Pakket

BAAK Juristen heeft gegevensbeschermingsbeleid en alle bijbehorende protocollen, overeenkomsten, registers en verklaringen opgesteld zodat wij uw bedrijf kunnen ontzorgen op het gebied van de AVG wetgeving. Dit heeft geresulteerd in het AVG-pakket.

Door het afnemen van dit pakket is uw bedrijf, afgezien van de technische beveiligingsmaatregelen, volledig AVG-proof. Voor de technische maatregelen zal je een ICT specialist moeten inschakelen, de technische (ICT) beveiliging behoort namelijk niet tot onze expertise.

We bieden het AVG-pakket aan voor € 975,00 exclusief BTW. Binnen dit pakket vallen de volgende diensten:

• het in kaart brengen van de activiteiten en verwerkers;
• het schrijven van gegevensbeschermingsbeleid;
• het opstellen van een protocol datalekken;
• het opstellen van een protocol ‘omgaan met verzoeken van betrokkenen’;
• het opstellen van een register van verwerkingsactiviteiten;
• het opstellen van één model verwerkersovereenkomst + begeleidende brief aan uw verwerker;
• het opstellen van een privacy- en cookiestatement + begeleidende e-mail aan uw klanten;
• het opstellen van een geheimhoudingsverklaring voor uw werknemers + een geheimhoudingsbepaling voor in de arbeidsovereenkomst van toekomstige werknemers.

Het reglement cameratoezicht kan tegen meerprijs opgesteld worden.

Bent u geïnteresseerd en wilt u een persoonlijke offerte ontvangen, neem dan vrijblijvend contact met ons op!