Algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden?

Kort gezegd zijn algemene voorwaarden de voorwaarden die u als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die u afsluit. Het document bevat uw voorwaarden over onder andere de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties of de garantietermijn.

Het is van belang om uw algemene voorwaarden tijdig aan uw potentiële opdrachtgever kenbaar te maken. Tijdig wil zeggen, voordat er een overeenkomst tot stand komt. Het verwijzen naar uw algemene voorwaarden in uw opdrachtbevestiging of factuur is, op een paar uitzonderingsgevallen na, te laat. Het is dan ook belangrijk dat u uw algemene voorwaarden bij het verzenden van uw offerte meestuurt en in uw offerte van toepassing verklaart. Het is verder aan te raden om uw offerte en algemene voorwaarden per e-mail toe te zenden. Zo kunt u altijd bewijzen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. U kunt tevens een directe link naar uw algemene voorwaarden op uw website invoegen.

Het hanteren van algemene voorwaarden beschermt u tegen veel voorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen. Ook de problemen die na het sluiten van een overeenkomst met uw klant kunnen ontstaan, kunnen in de meeste gevallen worden voorkomen.

Een bijkomend voordeel is dat het hanteren van algemene voorwaarden de onderhandelingstijd aanzienlijk beperken. In plaats van dat u voor het aangaan van een overeenkomst met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw moet onderhandelen over betalingsvoorwaarden en garanties, kunt u voortaan naar uw algemene voorwaarden verwijzen. Is een potentiële opdrachtgever het niet eens met één of meer onderdelen, dan kunt u hiervan afwijken in de overeenkomst.

Wat moet er in uw algemene voorwaarden staan?

Wat er in uw algemene voorwaarden moet staan hangt sterk af van de branche waarin u opereert en de producten of diensten die u levert. Een uitzendbureau krijgt met andere zaken te maken dan een hovenier of een administratiekantoor.

U doet er verstandig aan om uw algemene voorwaarden op te laten stellen door een specialist. Zo bent u er zeker van dat alles klopt en er niets ontbreekt wat u bij een eventueel later conflict alsnog in problemen zou kunnen brengen.

Heeft u al eigenhandig algemene voorwaarden opgesteld of is het lang geleden dat u algemene voorwaarden op heeft laten stellen? Dan doet u er verstandig aan deze door een jurist te laten screenen. Wist u dat het screenen van uw algemene voorwaarden binnen het JuridischZeker abonnement van BAAK Juristen valt? Normaliter kost het screenen van algemene voorwaarden tussen de € 200,00 en € 400,00. Een JuridischZeker abonnement kost € 50,00 exclusief btw per maand en zit vol met voordelen voor u als ondernemer. Denk aan onbeperkt juridisch advies, onbeperkte buitengerechtelijke incasso-ondersteuning, het screenen van overeenkomsten en dus het screenen van uw algemene voorwaarden.

Het verschil tussen consumenten en bedrijven

Consumenten worden wettelijk beschermd en bedrijven niet of nauwelijks, omdat er vanuit wordt gegaan dat ondernemingen over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden te begrijpen. Ter bescherming van de consument zijn de grijze (artikel 6:237 BW) en zwarte lijst (artikel 6:236 BW) in de wet opgenomen. In de zwarte lijst zijn onderdelen opgenomen die onredelijk bezwarend zijn en op de grijze lijst zijn onderdelen opgenomen die vermoedelijk onredelijk bezwarend zijn. In dat laatste geval is het aan u als gebruiker van de algemene voorwaarden om aan te tonen dat het betreffende onderdeel niet onredelijk bezwarend is.

In uw algemene voorwaarden kunt u duidelijk verschil maken tussen consumenten en bedrijven. Een andere mogelijkheid is om twee verschillende algemene voorwaarden te hanteren. Wilt u advies over wat voor u het beste is? Neem dan vrijblijvend contact op met BAAK Juristen.

Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing?

Om uw algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing te laten zijn, moet u voldoen aan twee belangrijke eisen. De eerste eis is dat uw potentiële klant voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst kennis heeft moeten kunnen nemen van uw algemene voorwaarden. Dat wil zeggen dat u hem altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst. Dat betekent dus dat het meezenden van de algemene voorwaarden bij de opdrachtbevestiging of  factuur te laat is. Er is dan namelijk al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.

De tweede voorwaarde is dat de door u gestelde voorwaarden door de klant moeten zijn aanvaard. In principe gaat dit automatisch wanneer uw klant de offerte/overeenkomst heeft gelezen en besluit om uw product of dienst aan te schaffen. Bij grotere transacties is het verstandig om uw klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat u, in het geval van een eventueel conflict, altijd kunt aantonen dat uw klant deze heeft gezien en heeft geaccepteerd.

De (juridische) gevolgen van algemene voorwaarden

De juridische gevolgen van het niet/onjuist gebruiken van algemene voorwaarden of het gebruiken van verouderde of onvolledige algemene voorwaarden kunnen erg groot zijn. Ook weet men vaak niet hoe en wanneer algemene voorwaarden van toepassing verklaard moeten worden. Dit kan grote gevolgen hebben wanneer uw klant niet betaalt of als er een geschil ontstaat. BAAK Juristen kan u hierover adviseren zodat u er zeker van bent dat u goede algemene voorwaarden hanteert en deze ook daadwerkelijk van toepassing zijn. Slim opgestelde algemene voorwaarden kunnen u namelijk niet alleen veel werk besparen, u kunt daarmee ook uw contractuele positie aanzienlijk versterken.

Het opstellen van algemene voorwaarden, het beoordelen van algemene voorwaarden en zelfs het procederen over algemene voorwaarden is onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden. Wij zien dat er in de praktijk veel aandacht besteed wordt aan de inhoud van algemene voorwaarden, maar niet aan het correcte gebruik ervan. Dit kan veel schade veroorzaken. Onjuist gebruik van uw algemene voorwaarden kan er namelijk toe leiden dat deze niet van toepassing zijn. Dit is dan ook de reden dat wij bij het opstellen van algemene voorwaarden ook aandacht besteden aan uw verkoop- of inkoopprocedures. U weet dan zeker dat u sterk staat.

Heeft u getekend voor ongunstige algemene voorwaarden waar u vanaf wilt, wilt u uw algemene voorwaarden laten screenen of wilt u algemene voorwaarden laten opstellen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.