Elke ondernemer krijgt te zijner tijd wel eens te maken met een klant die een factuur niet, of niet tijdig betaalt. In de meeste gevallen lost zo’n probleem zichzelf op, wanneer de klant, na een herinnering te hebben ontvangen, het verschuldigde factuurbedrag alsnog voldoet. Soms is tussenkomst van BAAK Juristen echter noodzakelijk. Niet alleen door de debiteur aan te schrijven, zoals misschien verwacht, maar ook door het screenen van de offerte en algemene voorwaarden (want daar gaat het vaak al mis), factuur, herinnering en aanmaning.

Debiteurenbeheer

Veel ondernemers vinden debiteurenbeheer een minder aangename bezigheid. Elke ondernemer wil zich het liefst bezighouden met zijn kernwerkzaamheden waardoor het debiteurenbeheer er soms bij in schiet. Het is echter wel degelijk een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap. Een slecht betalende klant zou misbruik kunnen maken van het feit dat u uw debiteurenbeheer niet goed op orde heeft. De drang tot spoedige betaling zal daardoor zeker niet toenemen. Zaak dus om een goed debiteurenbeheer te voeren.

De volgende 8 tips zullen u helpen om een zo effectief mogelijk debiteurenbeheer vorm te geven, zonder al te ingewikkelde procedures.

Tip 1: Check uw klant

Het lijkt misschien vreemd en niet rendabel om naar iedere nieuwe klant een uitgebreid onderzoek te doen, maar toch kan het helemaal geen kwaad om een stukje research te doen. Zo zou u kunnen beginnen met het googelen van de persoon of het bedrijf. Misschien komen er wel opmerkelijke dingen naar voren. Daarnaast zijn er bij externe instanties inlichtingen in te winnen, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel, waar u tegen betaling uittreksels van bedrijven kunt downloaden.

Het is ook van belang om te weten met wie u te maken heeft zodat offertes, overeenkomsten, facturen en dergelijke een goede tenaamstelling krijgen. Stelt u zich eens voor dat u een overeenkomst sluit met een bedrijf die achteraf niet blijkt te bestaan. De gevolgen kunnen dan niet te overzien zijn. Een simpele KvK-check kost € 2,65 en zorgt er al voor dat u weet met wie u te maken heeft en, niet geheel onbelangrijk, dat deze persoon ook namens een bedrijf mag optreden en er dus een rechtsgeldige overeenkomst ontstaat.

In de praktijk komt het nogal eens voor dat er verkeerde adressen of tenaamstellingen worden gebruikt. Wanneer een debiteur dan ontkent een overeenkomst met u te zijn aangegaan dan kunt u het nog wel eens moeilijk krijgen om te bewijzen dat dit wel het geval is. Zorg dus dat u weet aan wie u levert, dit kan u veel problemen in de toekomst besparen!

Tip 2: Maak een duidelijke offerte en hanteer hierbij goede algemene voorwaarden

Een goed debiteurenbeheer begint al bij het sluiten van een overeenkomst waarbij het voor iedereen duidelijk is wat er is afgesproken en onder welke voorwaarden. Verplaatst u zich dan ook in uw klant bij het opstellen van een offerte: begrijpt uw klant ook wat u offreert?

Het is vervelend om bij elke nieuwe opdracht over de betalingsvoorwaarden te beginnen. Om dit te voorkomen is het aan te raden om algemene voorwaarden te hanteren. Wanneer u eenmaal goede algemene voorwaarden heeft op laten stellen en u weet hoe u deze hanteert, dan kunt u bij elke nieuwe opdracht verwijzen naar deze voorwaarden. In de algemene voorwaarden worden zaken geregeld als: aansprakelijkheden, kwaliteit, betalingscondities, eigendomsvoorbehoud, garantie en afwikkeling van geschillen. In principe zou over deze onderwerpen dan geen discussie meer mogen zijn. U dient er dan uiteraard wel voor te zorgen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Hoe u uw algemene voorwaarden van toepassing verklaart leest u hier.

Tip 3: Maak een duidelijke factuur en wacht niet met het versturen van een factuur

Één van de redenen dat een factuur blijft liggen, is omdat deze niet klopt of niet aan de eisen van de opdrachtgever voldoet. Dit kan variëren van het niet vermelden van (wettelijk) vereiste informatie als het BTW-nummer of KvK-nummer, tot het niet vermelden van het rekeningnummer waarop betaald moet worden, onjuiste tarieven, onjuiste hoeveelheden of onjuiste kortingspercentages. Besteedt daarom ook voldoende zorg aan het opstellen van een correcte factuur en controleer deze aan de hand van een eventueel uitgebrachte offerte. Een nette en correcte factuur leidt tot snelle(re) betaling. Stel ten slotte het factureren nooit uit. Stipte en regelmatige facturering zorgt ook voor een professionelere uitstraling van uw bedrijf en zorgt er simpelweg voor dat u sneller uw geld ontvangt.

Het is overigens raadzaam om facturen digitaal te versturen en in ieder geval de optie ‘verzendbevestiging’ aan te vinken. Niet alleen is een steeds groter deel van de boekhouding alleen nog maar digitaal, een per e-mail verstuurde factuur komt ook sneller aan bij de klant. Ook zorgt dit er voor dat vast komt te staan dat uw klant de factuur heeft ontvangen en voorkomt dit discussie met een kwaadwillende klant. Een leuke bijkomstigheid is dat u hiermee portokosten bespaart.

Tip 4: Houd goed inzicht in uw openstaande facturen

Als u uw eigen administratie niet op orde heeft, dan merkt u het niet snel op wanneer uw klant een factuur onbetaald laat. Zorg er dan ook voor dat u de betaalstatus van uw verkoopfacturen altijd goed op orde heeft. Als u in één oogopslag de status van alle facturen kunt raadplegen, kunt u ook eerder en beter actie ondernemen wanneer hierom gevraagd wordt.

Tip 5: Ga zorgvuldig om met uw debiteuren

We zien het helaas nog vaak voorbij komen: bedrijven die na het verstrijken van een enkele betaaltermijn een agressieve brief sturen. Voor veel bedrijven en incassobureaus is dit een vaste handelswijze. Het is dan ook logisch dat de Consumentenbond voor particulieren een meldpunt begonnen is. Wijst u uw debiteur voor de eerste keer op een onbetaalde factuur? Blijf dan beleefd en netjes. Het kan namelijk ook zo zijn dat uw klant de betaling van de factuur, hoe slordig ook, gewoon vergeten is. Als u als ondernemer dan direct een dreigende brief stuurt, kan dit een goede klantrelatie in de toekomst verstoren.

De reguliere gang van zaken is dat een ondernemer één of twee herinneringen stuurt en deze laat volgen door een aanmaning. Wordt er dan nog niet betaald, dan wordt het incasseren van de onbetaalde factuur vaak uit handen gegeven. Het is echter wel belangrijk dat u dicht bij uzelf blijft in de berichten naar uw debiteur. Natuurlijk moet een debiteur uw factuur gewoon tijdig betalen; u heeft immers uw dienst of product al geleverd. Na een aantal betalingsherinneringen mag u dan ook best wat strenger worden.

Ook uw woordkeuze is belangrijk. Als u bijvoorbeeld een ‘eerste herinnering’ stuurt, zou de klant er vanuit kunnen gaan dat u kosteloos nog een tweede herinnering zal versturen. Uw klant kan dit zien als een nieuwe uitstel van betaling en zal dan ook vaak niet eerder actie ondernemen dan wanneer hij deze tweede herinnering heeft ontvangen. Laat dus in het midden of u in een later stadium eventueel nog een herinnering gaat sturen.

Tip 6: Stuur niet alleen brieven

Indien uw debiteur alleen maar brieven over de openstaande factuur toegestuurd krijgt, kan hij deze redelijk eenvoudig op een stapel gooien. Naast brieven zijn er echter voldoende andere methoden om in contact te komen met uw debiteur. Zo zou u uw debiteur kunnen opbellen of bezoeken. Wellicht zijn er bepaalde redenen voor de late betaling en komt u meer te weten in een persoonlijk gesprek dan door het herhaaldelijk sturen van brieven. Zorg er overigens wel voor, dat wanneer u wat met uw debiteur afspreekt, u dit ook per e-mail bevestigt.

Tip 7: Betaalt uw debiteur nog niet? Tijd voor een strengere aanpak!

Helpt ook een vriendelijke toon niet, dan is het tijd voor een strengere aanpak. Dit betekent een aanmaning met een andere toon en inhoud. U kunt derhalve een laatste aanmaning sturen waarin u meedeelt dat er ook rente en incassokosten in rekening gebracht zullen worden als er niet snel betaald wordt. Een dergelijke brief moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Download hier een voorbeeldbrief.

Wanneer uw klant ook na deze laatste aanmaning niet tot betaling van de openstaande rekening overgaat, dan kunt u het incasseren van uw vordering uit handen geven aan BAAK Juristen. Vaak betaalt een debiteur al na een eerste sommatiebrief van BAAK Juristen. Een brief van BAAK Juristen legt meer gewicht in de schaal en geeft vaak net dat extra zetje om uw klant tot betaling over te laten gaan. Indien uw debiteur ook na een aantal brieven en telefoontjes van BAAK Juristen niet betaalt, dan kan er een gerechtelijke incassoprocedure worden opgestart. Dit kan BAAK Juristen van A tot Z voor u uitvoeren.

Wat kan BAAK Juristen voor u betekenen?

Ten eerste kunnen wij uw offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, factuur, herinnering en aanmaning voor u screenen. U zult er versteld van staan wat voor resultaat kleine aanpassingen of aanvullingen in deze documenten kunnen hebben. Wij zien in de praktijk dat bijvoorbeeld een verwijzing naar de verschuldigdheid van de buitengerechtelijke incassokosten in de (laatste) aanmaning een goed drukmiddel is.

Ondervindt u vaker hinder van onbetaalde facturen, dan is het JuridischZeker abonnement misschien iets voor u. Een onderdeel van dit abonnement is onbeperkte incasso-ondersteuning tot aan dagvaarding, ongeacht het te incasseren bedrag. Het merendeel van deze incasso’s wordt uiteindelijk door ons in de buitengerechtelijke fase geïncasseerd. U betaalt hiervoor niets extra’s, onze (buitengerechtelijke incasso-)kosten verhalen wij namelijk op uw debiteur. Wilt u meer informatie over incasso’s? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Heeft u een onbetaalde factuur en wilt u eens kennismaken met de werkwijze van BAAK Juristen? Maak dan gebruik van de eenmalige gratis proefincasso.

"Een geschil is vervelend maar soms niet te vermijden. Benjamin is eerlijk, kundig en transparant. Je gelooft en vertrouwd hem. Ik kon heel goed leven met de uitkomst in mijn zaak want ik wist dat Benjamin het maximale gedaan had."

Rob Oostman, vennoot bij Oostman & Tesselaar V.O.F.

"Een zakelijk geschil werd op een sportieve en constructieve wijze aangepakt waarbij gezegd moet worden; een man een man een woord een woord. Ondanks tegenslagen in zowel praktische zin als in de juridische strijd werd het traject volledig conform afspraak en budget tot het eind toe door Benjamin begeleid en afgerond."

Arnoud J. Jonker, directeur Policon Europe B.V.

"De facturen waar ik al maanden achteraan zat werden door BAAK Juristen binnen 2 weken geïncasseerd! Verder ervaar ik BAAK Juristen als kundig, betrouwbaar en betaalbaar. "

Henk Aalders, eigenaar Aalders Witgoedservice

"BAAK Juristen handelt snel en accuraat. Ik word goed op de hoogte gehouden van de stand van zaken en krijg goed advies over de mogelijkheden. Kortom; zeer tevreden!"

Rene Nieuwenhuis, eigenaar van Nextstep design

"Het persoonlijke contact is erg fijn. Ook de snelle en correcte afhandeling van diverse zaken zoals opstellen overeenkomsten en incasso ondersteuning bij openstaande facturen is erg prettig."

Aldert Rijpma, directeur Rijpma Automaterialen B.V.

Ik ben zeer tevreden over Benjamin zijn daadkracht en vlotte service!

Robert Kuipers, eigenaar Vulpunt Leeuwarden

Betaalt uw klant uw factuur niet?

Maak kennis met onze handelswijze en maak gebruik van de gratis proefincasso van BAAK Juristen!

 

Gratis proefincasso aanvragen