een onbetaalde factuur

Debiteurenbeheer

Veel ondernemers vinden debiteurenbeheer een minder aangename bezigheid. Elke ondernemer wil zich het liefst bezighouden met zijn kernwerkzaamheden waardoor het debiteurenbeheer er soms bij in schiet. Het is echter wel degelijk een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap. Een slecht betalende klant zou misbruik kunnen maken van het feit dat je jouw debiteurenbeheer niet goed op orde heeft. De drang tot spoedige betaling zal daardoor zeker niet toenemen. Zaak dus om een goed debiteurenbeheer te voeren.

De volgende 7 tips zullen je helpen om een zo effectief mogelijk debiteurenbeheer vorm te geven, zonder al te ingewikkelde procedures.

Tip 1: Check jouw klant

Het lijkt misschien vreemd en niet rendabel om naar iedere nieuwe klant een uitgebreid onderzoek te doen, maar toch kan het helemaal geen kwaad om een stukje research te doen. Zo zou je kunnen beginnen met het googelen van de persoon of het bedrijf. Misschien komen er wel opmerkelijke dingen naar voren. Daarnaast zijn er bij externe instanties inlichtingen in te winnen, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel, waar je tegen betaling uittreksels van bedrijven kunt downloaden.

Het is ook van belang om te weten met wie je te maken heeft zodat offertes, overeenkomsten, facturen en dergelijke een goede tenaamstelling krijgen. Stel je eens voor dat je een overeenkomst sluit met een bedrijf die achteraf niet blijkt te bestaan. De gevolgen kunnen dan niet te overzien zijn. Een simpele KvK-check kost € 2,65 en zorgt er al voor dat je weet met wie je te maken hebt en, niet geheel onbelangrijk, dat deze persoon ook namens een bedrijf mag optreden en er dus een rechtsgeldige overeenkomst ontstaat.

In de praktijk komt het nogal eens voor dat er verkeerde adressen of tenaamstellingen worden gebruikt. Wanneer een debiteur dan ontkent een overeenkomst met jou te zijn aangegaan dan kan het nog wel eens moeilijk krijgen om te bewijzen dat dit wel het geval is. Zorg dus dat je weet aan wie je levert, dit kan je veel problemen in de toekomst besparen!

Tip 2: Maak een duidelijke offerte en hanteer hierbij goede algemene voorwaarden

Een goed debiteurenbeheer begint al bij het sluiten van een overeenkomst waarbij het voor iedereen duidelijk is wat er is afgesproken en onder welke voorwaarden. Verplaats je dan ook in jouw klant bij het opstellen van een offerte: begrijpt jouw klant ook wat je offreert?

Het is vervelend om bij elke nieuwe opdracht over de betalingsvoorwaarden te beginnen. Om dit te voorkomen is het aan te raden om algemene voorwaarden te hanteren. Wanneer je eenmaal goede algemene voorwaarden hebt op laten stellen en je weet hoe je deze hanteert, dan kan je bij elke nieuwe opdracht verwijzen naar deze voorwaarden. In de algemene voorwaarden worden zaken geregeld als: aansprakelijkheden, kwaliteit, betalingscondities, eigendomsvoorbehoud, garantie en afwikkeling van geschillen. In principe zou over deze onderwerpen dan geen discussie meer mogen zijn. Je dient er dan uiteraard wel voor te zorgen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Hoe je  jouw algemene voorwaarden van toepassing verklaart lees je hier.

Tip 3: Maak een duidelijke factuur en wacht niet met het versturen van een factuur

Één van de redenen dat een factuur blijft liggen, is omdat deze niet klopt of niet aan de eisen van de opdrachtgever voldoet. Dit kan variëren van het niet vermelden van (wettelijk) vereiste informatie als het BTW-nummer of KvK-nummer, tot het niet vermelden van het rekeningnummer waarop betaald moet worden, onjuiste tarieven, onjuiste hoeveelheden of onjuiste kortingspercentages. Besteedt daarom ook voldoende zorg aan het opstellen van een correcte factuur en controleer deze aan de hand van een eventueel uitgebrachte offerte. Een nette en correcte factuur leidt tot snelle(re) betaling. Stel ten slotte het factureren nooit uit. Stipte en regelmatige facturering zorgt ook voor een professionelere uitstraling van uw bedrijf en zorgt er simpelweg voor dat je sneller jouw geld ontvangt.

Het is overigens raadzaam om facturen digitaal te versturen en in ieder geval de optie ‘verzendbevestiging’ aan te vinken. Niet alleen is een steeds groter deel van de boekhouding alleen nog maar digitaal, een per e-mail verstuurde factuur komt ook sneller aan bij de klant. Ook zorgt dit er voor dat vast komt te staan dat jouw klant de factuur heeft ontvangen en voorkomt dit discussie met een kwaadwillende klant. Een leuke bijkomstigheid is dat je hiermee portokosten bespaart.

Tip 4: Houd goed inzicht in jouw openstaande facturen

Als je jouw eigen administratie niet op orde heeft, dan merk je het niet snel op wanneer jouw klant een factuur onbetaald laat. Zorg er dan ook voor dat je de betaalstatus van jouw verkoopfacturen altijd goed op orde heeft. Als je in één oogopslag de status van alle facturen kunt raadplegen, kan je ook eerder en beter actie ondernemen wanneer hierom gevraagd wordt.

Tip 5: Ga zorgvuldig om met jouw debiteuren

We zien het helaas nog vaak voorbij komen: bedrijven die na het verstrijken van een enkele betaaltermijn een agressieve brief sturen. Voor veel bedrijven en incassobureaus is dit een vaste handelswijze. Het is dan ook logisch dat de Consumentenbond voor particulieren een meldpunt begonnen is. Wijs je jouw debiteur voor de eerste keer op een onbetaalde factuur? Blijf dan beleefd en netjes. Het kan namelijk ook zo zijn dat jouw klant de betaling van de factuur, hoe slordig ook, gewoon vergeten is. Als je als ondernemer dan direct een dreigende brief stuurt, kan dit een goede klantrelatie in de toekomst verstoren.

De reguliere gang van zaken is dat een ondernemer één of twee herinneringen stuurt en deze laat volgen door een aanmaning. Wordt er dan nog niet betaald, dan wordt het incasseren van de onbetaalde factuur vaak uit handen gegeven. Het is echter wel belangrijk dat je dicht bij jezelf blijft in de berichten naar jouw debiteur. Natuurlijk moet een debiteur jouw factuur gewoon tijdig betalen; je hebt immers jouw dienst of product al geleverd. Na een aantal betalingsherinneringen mag je dan ook best wat strenger worden.

Ook jouw woordkeuze is belangrijk. Als je bijvoorbeeld een ‘eerste herinnering’ stuurt, zou de klant er vanuit kunnen gaan dat je kosteloos nog een tweede herinnering zal versturen. Jouw klant kan dit zien als een nieuwe uitstel van betaling en zal dan ook vaak niet eerder actie ondernemen dan wanneer hij deze tweede herinnering heeft ontvangen. Laat dus in het midden of je in een later stadium eventueel nog een herinnering gaat sturen.

Tip 6: Stuur niet alleen brieven

Indien jouw debiteur alleen maar brieven over de openstaande factuur toegestuurd krijgt, kan hij deze redelijk eenvoudig op een stapel gooien. Naast brieven zijn er echter voldoende andere methoden om in contact te komen met jouw debiteur. Zo zou je jouw debiteur kunnen opbellen of bezoeken. Wellicht zijn er bepaalde redenen voor de late betaling en kom je meer te weten in een persoonlijk gesprek dan door het herhaaldelijk sturen van brieven. Zorg er overigens wel voor, dat wanneer je wat met jouw debiteur afspreekt, je dit ook per e-mail bevestigt.

Tip 7: Betaalt jouw debiteur nog niet? Tijd voor een strengere aanpak!

Helpt ook een vriendelijke toon niet, dan is het tijd voor een strengere aanpak. Dit betekent een aanmaning met een andere toon en inhoud. Je kunt derhalve een laatste aanmaning sturen waarin u meedeelt dat er ook rente en incassokosten in rekening gebracht zullen worden als er niet snel betaald wordt. Een dergelijke brief moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Download hier een voorbeeldbrief.

Wanneer jouw klant ook na deze laatste aanmaning niet tot betaling van de openstaande rekening overgaat, dan kan je het incasseren van jouw vordering uit handen geven aan BAAK Juristen. Vaak betaalt een debiteur al na een eerste sommatiebrief van BAAK Juristen. Een brief van BAAK Juristen legt meer gewicht in de schaal en geeft vaak net dat extra zetje om jouw klant tot betaling over te laten gaan. Indien jouw debiteur ook na een aantal brieven en telefoontjes van BAAK Juristen niet betaalt, dan kan er een gerechtelijke incassoprocedure worden opgestart. Dit kan BAAK Juristen van A tot Z voor je uitvoeren.

Wat kan BAAK Juristen voor je betekenen?

Ten eerste kunnen wij jouw offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, factuur, herinnering en aanmaning voor je screenen. Je zult er versteld van staan wat voor resultaat kleine aanpassingen of aanvullingen in deze documenten kunnen hebben. Wij zien in de praktijk dat bijvoorbeeld een verwijzing naar de verschuldigdheid van de buitengerechtelijke incassokosten in de (laatste) aanmaning een goed drukmiddel is.

Ondervindt je vaker hinder van onbetaalde facturen, dan is het JuridischZeker abonnement misschien iets voor jou. Een onderdeel van dit abonnement is onbeperkte incasso-ondersteuning tot aan dagvaarding, ongeacht het te incasseren bedrag. Het merendeel van deze incasso’s wordt uiteindelijk door ons in de buitengerechtelijke fase geïncasseerd. Je betaalt hiervoor niets extra’s, onze (buitengerechtelijke incasso-)kosten verhalen wij namelijk op jouw debiteur. Wil je meer informatie over incasso’s? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Heb je een onbetaalde factuur en wil je eens kennismaken met de werkwijze van BAAK Juristen? Maak dan gebruik van de eenmalige gratis proefincasso.