Als ondernemer, of je nu een ZZP’er bent of je een bedrijf met personeel hebt, moet je je zaken goed voor elkaar hebben. De maatschappij juridiseert, mensen worden mondiger en wetgeving verandert regelmatig.  Goede juridische documenten worden hierdoor steeds belangrijker. Om jou op weg te helpen hebben wij 7 juridische documenten voor ondernemers voor jou op een rijtje gezet.

1. Overeenkomst: contract, offerte, opdrachtbevestiging of een mondelinge overeenkomst?

Als ondernemer sluit je vrijwel elke dag, bewust of onbewust, een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan het akkoord gaan met een offerte van een leverancier, het bestellen van producten, het verkopen van jouw eigen producten, het leasen van een bedrijfsauto en ga zo maar door. Vaak gebeurt dit schriftelijk door middel van een contract, offerte of een opdrachtbevestiging. Een mondelinge overeenkomst is net zo rechtsgeldig als een schriftelijke overeenkomst. Bij een geschil moet je echter wel kunnen bewijzen wat er afgesproken is en daar gaat het vaak mis. Om problemen te voorkomen is het dan ook verstandig om afspraken vast te leggen. Dit geld zowel voor jou als de partij waar je een overeenkomst mee wil sluiten.

2. Algemene voorwaarden

Je hoeft gelukkig niet over elke overeenkomst intensief te onderhandelen. In de meeste gevallen wordt er een simpele offerte uitgebracht waarop algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard en waar jouw klant vervolgens akkoord mee moet gaan.

In de overeenkomst zet je de kernafspraken. Deze afspraken kunnen in elke overeenkomst anders zijn. In de algemene voorwaarden zet je de afspraken die voor elke overeenkomst gelijk zijn. Denk daarbij aan afspraken over aansprakelijkheid, garantie, betaling, etc. De kracht van algemene voorwaarden wordt door veel ondernemers onderschat. Daarnaast worden algemene voorwaarden lang niet door iedereen (correct) gebruikt. In de praktijk hebben wij regelmatig meegemaakt dat algemene voorwaarden worden gekopieerd en geplakt. Dat is niet altijd een goed idee. Zo zijn sommige algemene voorwaarden alleen bedoeld voor bepaalde branches en helemaal niet toepasselijk op jouw bedrijf. Hanteer van (goede) algemene voorwaarden en verklaar het op een juiste wijze van toepassing. Zo bescherm je jouw bedrijf. Je bespaart tijd en je voorkomt verrassingen.

3. Privacyverklaring 

Met ingang van 25 mei 2018 kan je er niet meer omheen: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je hebt hiermee te maken als je persoonsgegevens verwerkt. Verwerken houdt onder meer in het verzamelen, bewaren en delen van persoonsgegevens van betrokkenen (bijvoorbeeld klanten, leveranciers of personeelsleden).

In deze privacywet ben je als bedrijf verplicht om betrokkenen te informeren over hoe jij met hun persoonsgegevens omgaat. Een goede manier om dat te doen is door middel van het opstellen van een online privacyverklaring of privacy statement. De Autoriteit Persoonsgegevens kan hierop controleren. Door het gebruik van een privacyverklaring kun je aantonen dat je aan de wettelijke verantwoordingsplicht voldoet.

4. Verwerkersovereenkomst

Elke ondernemer schakelt bedrijven en/of organisaties in voor het verwerken van persoonsgegevens. Denk hierbij aan de boekhouder, de accountant, een clouddienst of een ICT-bedrijf die jouw website beheert. Met elk van deze partijen ben je wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten.

5. Arbeidsovereenkomst 

Heb je als ondernemer personeel in dienst of ben je van plan om personeel aan te nemen dan heb je een arbeidsovereenkomst nodig. In een arbeidsovereenkomst staan de afspraken tussen jou en je werknemer. Je legt zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden vast. Vanzelfsprekend leg je vast hoeveel iemand gaat werken, hoelang het dienstverband is en welk salaris daarbij hoort. Het is echter ook verstandig om extra afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan een pensioenregeling, non-concurrentiebeding, intellectuele eigendomsrechten en geheimhouding. Voorts ben je als werkgever verplicht om binnen 1 maand na indiensttreding een aantal schriftelijke gegevens aan jouw werknemer door te geven.

6. Huurovereenkomst 

Veel ondernemers kiezen ervoor om een een winkel, kantoor of ander soort bedrijfsruimte te huren. De afspraken hierover worden vastgelegd in een huurovereenkomst.  Een schriftelijke huurovereenkomst  is hiervoor het geschikte juridische document waarin de afspraken tussen huurder en verhuurder staan. Denk hierbij onder andere aan de duur van het contract, de opzegtermijn, de huurprijs en voor welk gebruik.

In de praktijk wordt veel gebruikgemaakt van de model-huurcontracten die de ROZ (De vereniging Raad voor Onroerende Zaken) beschikbaar stelt voor bijvoorbeeld het huren van winkelruimtes en kantoorruimtes. Wees je ervan bewust dat de ROZ de belangen van de verhuurder vertegenwoordigd en niet de belangen van jou als huurder. Het is belangrijk om de huurovereenkomst die jouw verhuurder met je wil sluiten goed door te nemen. Daarover advies inwinnen is eveneens belangrijk. Voor je het weet teken je een huurovereenkomst waarin alle onderhoudsverplichtingen op jouw bordje worden geschoven. De kosten daarvan kunnen snel oplopen.  

7. Factuur

Als ondernemer ben je bijna altijd verplicht om een factuur aan je klant te sturen. Een foutieve of onvolledige factuur kan voor veel problemen opleveren wanneer er een geschil ontstaat over de betaling daarvan. Denk daarbij aan een onjuiste tenaamstelling van jouw klant of het ontbreken van een factuurdatum. Zorg er daarom voor dat je factuur aan alle vereisten voldoet (en je deze 7 boekjaren bewaart nadat je hem hebt verstuurd).

8. Bonus: Aanmaning

Staat er nog een factuur open terwijl de betaaltermijn is verstreken? In de meeste gevallen is bij een onbetaalde factuur nog geen man overboord. De normale gang van zaken is dat een ondernemer één of twee (vriendelijke) herinneringen stuurt aan de debiteur. Een vriendelijke e-mail volstaat. Betaalt jouw klant ook na deze herinneringen niet, dan is het tijd voor een strengere aanpak. Dit betekent een aanmaning met een andere toon en inhoud. In deze laatste aanmaningsbrief deel je het volgende mee. Als er niet snel betaald wordt dan worden er ook rente en incassokosten in rekening gebracht. Deze brief moet wel aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Wij hebben hiervoor een gratis voorbeeldbrief opgesteld.

Heb je hulp nodig bij het controleren of opstellen van jouw juridische documenten voor ondernemers?

Het inschakelen van juridische hulp kan duur uitpakken. Het zelf regelen van de juridische zaken binnen jouw bedrijf kan veel tijd in beslag nemen. Tijd die je liever besteedt aan ondernemen. Met het JuridischZeker abonnement van BAAK Juristen zijn jouw juridische zaken goed geregeld voor een vaste lage prijs. Een lage prijs van € 50,00 (excl. 21% btw) per maand. Zo kan je weer doen waar je goed in bent: ondernemen.

Heb je al juridische documenten opgesteld, maar weet je niet of deze aan de juridische vereisten voldoen? Binnen het JuridischZeker abonnement kun je deze gratis laten screenen. Moeten er nog juridische documenten opgesteld worden? Dan heb je binnen het JuridischZeker abonnement recht op 10% korting. Bekijk hier wat het JuridischZeker abonnement inhoudt.

Meer informatie over ons en onze werkwijze vind je hier.