Veel ondernemers onderschatten de juridische gevolgen van hun offerte. Een voorbeeld hiervan dat staat in de wet is het volgende. Een overeenkomst komt tot stand doordat iemand een aanbod doet (vereiste 1) en dit aanbod is aanvaard (vereiste 2). Nadat jouw klant akkoord gaat met de door jou uitgebrachte offerte ontstaat er dus een overeenkomst. Hetzelfde geldt bij een prijsopgave, richtprijs, opdrachtbevestiging, aanbieding, etc. Een overeenkomst waar je niet zomaar van kunt afwijken. Daarom 7 tips voor goede offertes.
Deze tips voor goede offertes zijn gebaseerd op onze ervaringen in de dagelijkse rechtspraktijk. Ze helpen jou om problemen met jouw klant te voorkomen. Een onduidelijke en/of onvolledige offerte kan namelijk zeer vervelende en vergaande consequenties hebben. Te denken valt aan de volgende situatie. Je hebt netjes producten of diensten geleverd, maar jouw klant hoeft je factuur niet te betalen.
1. Weet met wie je zaken doet
De eerste van de 7 tips voor goede offertes. In de blog #BAAKBasics nr2: 7 tips voor een beter debiteurenbeheer merkten we het belang er al van op. Een verkeerde tenaamstelling op een offerte (en factuur) is één van de grootste oorzaken dat een factuur niet is betaald. Zorg er daarom voor dat je weet met wie je zaken doet. Vermeld op jouw offerte een juiste naam en adres. Dit kun je vaststellen en controleren door het opvragen van een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel vanaf € 2,30. In het KvK-uittreksel kun je controleren:
– of het bedrijf van jouw potentiële klant überhaupt bestaat;
– of het bedrijf failliet is;
– wie de eigenaar is en wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen;
– wat het adres is;
– wat de contactgegevens zijn.
Met een simpele check bij de KvK weet je zeker dat het bedrijf die bij jou een offerte opvraagt bestaat. Daarnaast kom je te weten of het niet failliet is. Verder weet je wie bevoegd is om namens het bedrijf een overeenkomst te sluiten. Eveneens vermeld je altijd de juiste namen en adresgegevens en dat is wel zo professioneel.
Jouw klant wil natuurlijk ook weten met wie hij of zij zaken doet. Vermeld daarom ook jouw bedrijfsgegevens en contactinformatie op de offerte.
2. Wees zo concreet mogelijk
Laat niets over aan de vrije interpretatie van jouw klant. Dat voorkomt dat jouw klant andere verwachtingen heeft en achteraf mogelijk ontevreden is. De klant zou dan kunnen zeggen dat er niet aan zijn of haar verwachtingen is voldaan. Beschrijf daarom, voor zover van toepassing op de producten en/of diensten die jij aanbiedt, in ieder geval de volgende onderdelen:
- de huidige situatie;
- de wensen van jouw klant;
- het doel van de werkzaamheden of de producten;
- de diensten of producten die jij aanbiedt;
- het resultaat wat de opdrachtgever (wel en niet) mag verwachten.
Probeer deze onderdelen zo te beschrijven dat ook een derde begrijpt wat jij en je klant van elkaar mogen verwachten.
3.Begrijpelijke taal; zo min mogelijk vaktermen
Jij bent natuurlijk dé expert in jouw vakgebied. De meeste klanten zijn dat echter niet en zijn niet bekend met vaktermen. Zorg er daarom voor dat je begrijpelijke taal gebruikt die ook een leek begrijpt. Als je echt vaktermen moet gebruiken, zorg dan voor een duidelijke toelichting. Op deze wijze voorkom je interpretatieverschillen en dus discussie achteraf over de door jou geleverde producten of diensten.
4. Benoem ook wat geen onderdeel is van de offerte
Vraag je af of jouw klant bepaalde onderdelen in de offerte ruimer zou kunnen uitleggen of anders zou kunnen interpreteren. Voeg een paragraaf “geen onderdeel van de offerte” toe als het antwoord op deze vraag ja is. Of als je daarover twijfelt. In deze paragraaf neem je op wat geen onderdeel uitmaakt van jouw offerte. Daarmee geef je jouw klant als leek niet of nauwelijks de ruimte om de offerte ruimer uit te leggen.
5. Hanteer algemene voorwaarden (en verklaar deze van toepassing)
In je offerte neem je de zogenaamde kernbedingen op. Dat zijn speciale kenmerken van het product of de dienst zelf. Bijvoorbeeld de prijs, de kleur of het aantal. In de algemene voorwaarden neem je de (algemene) regels op die jij op elke overeenkomst van toepassing wil laten zijn. Denk daarbij aan regels over betaling, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud en garanties.
Het grote voordeel van het hanteren van algemene voorwaarden is dat je beschermd bent tegen veelvoorkomende risico’s die bij het ondernemerschap horen. Je hoeft dan niet met iedere potentiële klant of opdrachtgever over deze voorwaarden te onderhandelen. Dat bespaart je veel tijd en je offerte wordt niet onnodig lang.
Algemene voorwaarden zijn het verlengstuk van jouw offerte. De algemene voorwaarden worden namelijk, mits je aan alle vereisten voldoet, onderdeel van de overeenkomst.
Hoe zorg je ervoor dat jouw algemene voorwaarden deel uit gaan maken van de overeenkomst? Je moet deze allereerst van toepassing verklaren. Dat kun je doen door gebruikmaking van de onderstaande tekst:
“Op deze offerte zijn de bijgevoegde algemene voorwaarden van ‘x’ van toepassing. Door akkoord te gaan met deze offerte verklaar je eveneens bekend te zijn met de inhoud van onze algemene voorwaarden en de toepasselijkheid hiervan”
Daarnaast moet je de algemene voorwaarden met de offerte meesturen. Jouw klant moet daar namelijk kennis van kunnen nemen voordat hij of zij akkoord gaat met jouw offerte. Heb je aan deze vereisten voldaan, dan zijn jouw algemene voorwaarden van toepassing en onderdeel van de overeenkomst.
6. Vermeld de geldigheidsduur
Het is slim om te vermelden hoe lang het aanbod in jouw offerte geldig is. Je wilt immers niet dat jouw offerte na een jaar als alle inkoopprijzen zijn gestegen alsnog is geaccepteerd. Een geldigheidsduur van 14 tot 60 dagen is gebruikelijk. Na die termijn gelden de aangeboden prijzen en andere afspraken niet meer. Je bent vrij om bij een nieuwe offerte een andere prijs te vragen. Of je kan de diensten of producten onder andere voorwaarden te leveren. Gaat jouw klant na het verstrijken van de gestelde termijn alsnog akkoord met het aanbod in de offerte? Dan ben je vrij om dit te accepteren, maar je bent dat niet meer verplicht.
Vergeet niet om de datum waarop je de offerte heb uitgebracht op de offerte te zetten. Je hebt niks aan een geldigheidsduur als je niet weet wanneer de offerte is uitgebracht.
7. Een goede offerte is een getekende offerte
Tot slot de laatste van 7 tips voor goede offertes. Belt een klant je op naar aanleiding van de door jou uitgebrachte offerte? En zegt hij of zij akkoord te gaan met de offerte? Dan ontstaat er ook een overeenkomst. Dan ontstaat er ook een overeenkomst. Mondelinge overeenkomsten zijn namelijk ook rechtsgeldig. Ontstaat er echter achteraf onenigheid? Dan krijg je het lastig om te bewijzen dat er een overeenkomst ontstaan is en wat de inhoud daarvan is. Laat jouw klant de offerte daarom altijd ondertekenen als hij of zij akkoord is met jouw aanbod. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is net zo rechtsgeldig als de natte handtekening. Ook kan je jouw klant per e-mail akkoord laten gaan, dat is net zo rechtsgeldig als een handtekening. Het is daarbij wel belangrijk dat jij jouw opdrachtgever kan identificeren via dit e-mailadres. Het moet dus geen vaag e-mailadres zijn zonder naam.
Wil jij de offerte laten ondertekenen als jouw klant akkoord gaat? Voeg dan een ondertekenmogelijkheid toe aan de algemene voorwaarden. Heeft de offerte meerdere pagina’s? Dan kun je op alle pagina’s ook de mogelijkheid om een paraaf te zetten toevoegen. Dat is niet verplicht. Maar je kan daarmee wel bewijzen dat deze pagina’s en de inhoud daarvan onderdeel van de overeenkomst zijn.
Hulp nodig bij het controleren of opstellen van jouw offerte?
Het inschakelen van juridische hulp kan duur uitpakken. En het zelf regelen van de juridische zaken binnen jouw bedrijf kan veel tijd in beslag nemen. Tijd die je liever besteedt aan ondernemen. Met het JuridischZeker abonnement van BAAK Juristen zijn jouw juridische zaken goed geregeld voor een vaste lage prijs. Een vaste lage prijs van € 50,00 (excl. 21% btw) per maand. Zodat je weer kunt doen waar je goed in bent: ondernemen.
Wil jij weten of jouw offerte juridisch waterdicht is? Binnen het JuridischZeker abonnement kun je deze gratis laten screenen. Moeten er nog juridische documenten opgesteld worden? Dan heb je binnen het JuridischZeker abonnement recht op 10% korting. Bekijk hier wat het JuridischZeker abonnement inhoudt.
Meer informatie over ons en onze werkwijze vind je hier.